پرتال سازمانی

امروزه همه‌ی سازمان‌ها، سازمان‌هایی اطلاعات محور هستند. مهم نیست در چه صنعتی فعالیت می‌کنید، اما باید بدانید که تمام اطلاعات مربوط به محصولات، خدمات و فرآیندهای داخلی شما در کجا ذخیره می‌شود. یکی از مسائل رایجی که شرکت‌ها، در حین رشد با آن مواجه می‌شوند این است که به دلیل نداشتن یک پایگاه دانش ایمن و متمرکز متوجه نمی‌شوند چقدر اطلاعات دارند و چقدر از دست داده‌اند.

نصب یک پرتال سازمانی راه خوبی برای شروع و ساختن نیروی کار هوشمندتر و مرتبط‌‌ ‌تر است که می‌تواند منجر به همکاری بهتر شود.

اکنون می‌خواهیم در این بخش، به چند دلیل اصلی که شما را وادار به داشتن یک پرتال سازمانی می‌کند، اشاره کنیم:

• حفاظت از دانش درون سازمانی حتی با جابجایی کارکنان

تخمین زده می‌شود که کارمندان به‌طور متوسط هر هفته 9 ساعت به دنبال اطلاعاتی می‌گردند که قبلاً کسی در اختیار داشته اما قادر به اشتراک‌گذاری آن‌ها نبوده است؛ البته ساعات تلف شده ممکن است متفاوت باشد، اما این مشکل برای شرکت‌ها در هر اندازه وجود دارد. بدین معنی که هر فرآیند و راه‌حلی ثبت نمی‌شود و زمانی که کارمندی شرکت را ترک می‌کند این دانش اغلب از بین می‌رود.

در هر سازمانی، همیشه یک کارمند وجود دارد که به‌موقع حاضر می‌شود، هرگز مرخصی نمی گیرد، کارش را کامل می کند و حتی سستی تیمش را برطرف می‌کند. با گذشت زمان، این فرد در شرکت به عنوان یک "سیستم مدیریت اسناد" در نظر گرفته می‌شود و سایر کارمندان برای هر موضوعی که مربوط به فرآیندش باشد به سراغ این شخص می‌روند تا اینکه یک روز به دلایلی سر کار حاضر نمی شود و یا به دلیل مرخصی استعلاجی منجر به کاهش بهره وری برای بخش خود می‌شود.

در این زمان شرکت دچار مشکلاتی می‌شود؛ او چگونه آن مشتری خاص را مدیریت کرد؟ اگر این دستگاه کار نمی کند با چه کسی تماس بگیریم؟ شاید خودمون بتونیم درستش کنیم…

یکی دیگر از عواملی که شرکت‌ها باید در نظر بگیرند این است که کارمندان قدیمی در حال بازنشستگی هستند و بسیاری از آن‌ها تا قبل از 65 سالگی از شرکت خارج می‌شوند؛ مسئله فقط جایگزینی آن‌ها با کارمند جوان‌تر نیست درواقع تمام دانش نهادی و مرتبط با صنعت که آن‌ها در اختیار دارند خارج می شود مگر اینکه برنامه‌ای برای حفظ آن دانش داشته باشند.

بااستفاده از یک پرتال سازمانی، می‌توان اسناد موجود در مورد موضوعات مختلف را جمع‌آوری و آن‌ها را با برچسب‌های مرتبط بارگذاری کنید تا دانش تمام کارمندان را به دست آورید. با وجود چنین سیستمی، زمانی که فرآیندی خراب شود و سایر کارمندان ندانند چه کاری باید انجام دهند، فقط باید به دنبال کتابچه‌ی راهنما باشند تا با وارد کردن برچسب‌ها یا کلمات کلیدی در سند آن را پیدا کنند. کارمندان می‌توانند از هر کجا به این اسناد دسترسی داشته باشند، حتی از طریق تلفن همراه خود، درواقع سندی که سال‌ها پیش ایجاد شده است، اگر به راحتی و در زمان مناسب در دسترس افراد قرار گیرد، می‌تواند نجات دهنده باشد.

پرتال سازمانی نقش حیاتی را در حفظ سرمایه فکری ایفا می‌کند.

•  کارمندان در میان انبوهی از ایمیل گرفتار شده‌اند

کارشناسان مدیریت سال‌هاست که درباره اضافه بار ایمیل صحبت می‌کنند اما ایمیل همچنان ابزار ارتباطی شرکت‌ها در تمام صنایع است. استارت‌آپ‌هایی وجود دارند که سعی می‌کنند با ارائه جایگزین‌های ایمیل، ایمیل را حذف کنند، اما هیچ‌کس تاکنون نتوانسته است آن را ازبین برد.

این جایگزین‌ها به این معنا نیست که ایمیل در سازمان جایی ندارد یا اینکه وجود یک پرتال می‌تواند جایگزین آن شود. ایمیل برای آنچه در نظر گرفته شده بود، یعنی ارتباط با افراد خارج از دفتر و ارتباط مستقیم یک به یک، عالی است.

بزرگترین مزیت پرتال سازمانی این است که کارمندانی که می‌خواهند روی یک سند با هم کار کنند، می‌توانند بدون وارد شدن به یک زنجیره ایمیل طولانی این کار را انجام دهند.

• به روز بودن کارمندان دورکار

اکنون بسیاری از شرکت‌ها به کارکنان خود این فرصت را می‌دهند که به صورت تمام وقت یا حداقل یک بار در هفته از خانه کار کنند. با خارج شدن برخی از کارمندان از دفتر، کار تیمی ممکن است دشوار شود؛ امروزه حتی شرکت‌های متوسط نیز در کشورهای مختلف شعبه دارند، که همکاری بدون ابزار مناسب را برای آن‌ها دشوار می‌کند.

همکاری زمانی بسیار بهتر است که کارشناسان به راحتی در دسترس باشند و اطلاعات رد و بدل شده در مکانی ذخیره شود که دیگران نیز بتوانند به آن دسترسی داشته باشند و آن را ویرایش کنند.

شرکت‌هایی که چندین شعبه دارند می‌توانند از پرتال سازمانی برای کاهش موانع فرهنگی در میان تیم‌های پراکنده جغرافیایی استفاده کنند. یکی از مشکلات دورکاری این است که کارمندان در نهایت احساس می‌کنند از فرهنگ و فعالیت‌های روزمره سازمان دور مانده‌اند؛ این موضوع را می‌توان تا حدی با دسترسی آن‌ها به یک پورتال سازمانی که در آن می‌توانند از اتفاقات روزانه باخبر شوند کاهش داد.

• جستجوی اسناد برای همیشه طول می‌کشد

سیستم‌ها و فرآیندهای ذخیره‌سازی اسناد متعدد منجر به این می‌شود که بسیاری از شرکت‌ها اطلاعاتی نهفته داشته باشند. این اطلاعات در صورت نیاز برای اعضای سایر بخش‌ها در دسترس نیست؛ برای مثال، تیم فروش برای ارائه به مشتریان بالقوه نیاز به دسترسی به برخی وثیقه‌های بازاریابی دارد و بدون اینکه بدانند از قبل بروشورها و کتابچه‌های راهنما روی محصول وجود دارد، دوباره آن‌ها را ایجاد می‌کنند.

با یک پرتال سازمانی می توان از این نوع تکراری شدن کار جلوگیری کرد؛ درواقع یک«Google داخلی» دراختیار کارمندان قرار می‌گیرد تا اطلاعات مرتبط را جستجو کنند و به جای اینکه تمام اطلاعات شرکت خود را در برنامه‌های مختلف، سرویس‌های ابری و پوشه های دسکتاپ پخش کنند؛ همه‌ی آن‌ها را می‌توان فقط در یک پورتال با جستجوی آسان ذخیره کرد.

کل این مخزن دانش مرکزی را می‌توان از هر مکان و در هر دستگاهی توسط کاربران احراز هویت شده جستجو کرد و محتوا را کنترل کرد، از جمله انتشار آن از طریق کاربر، بدین صورت که فقط کاربران خاص می‌توانند نسخه ای را برای انتشار عمومی یا درون شرکت نهایی کنند.

امروزه پرتال‌های سازمانی شبیه شبکه‌های اجتماعی هستند. این بدان معناست که اگر شخصی سندی ایجاد کرده باشد که برای سایر کارمندان مفید باشد، می‌تواند مانند یک پست فیس‌بوک، لایک و نظر دریافت کند و به نویسنده نشان می‌دهد که دیگران در حال خواندن مطالب و قدردانی از تلاش‌های انجام شده هستند. این به عنوان یک تقویت کننده روحیه برای آن کارمند عمل می‌کند و دیگران را نیز تشویق می‌کند تا در این امر مشارکت کنند.

• حمایت از کارمندان خارج از دفتر

اگر بخش خوبی از کارمندان شما همیشه خارج از دفتر هستند، به خصوص تیم های فروش و بازاریابی شما، پس باید یک پرتال سازمانی را در نظر بگیرید که با موبایل سازگار باشد. این پرتال اطمینان حاصل می‌کند که کارمندان شما اطلاعات به روزی دارند که از طریق لپ تاپ و تلفن‌های هوشمند خود قابل دسترسی هستند.

کارمندان شما اهمیتی به محل ذخیره ایمیل‌ها، فایل‌ها، مخاطبین، تقویم و سایر اطلاعاتشان نمی‌دهند. آنچه برای آن‌ها اهمیت دارد این است که چگونه و چه زمانی می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. یک پرتال سازمانی که در فضای ابری میزبانی می‌شود به کارمندان این امکان را می‌دهد که کار را از هر کجا و در هر زمان انجام دهند.

• فراهم‌سازی شرایط مناسب برای کاربران غیرحضوری

اگر سازمان شما از جمله سازمان‌هایی است که میزان تعامل آن با ارباب رجوع زیاد است؛ می‌توانید با ایجاد یک پرتال سازمانی و قرار دادن آن در اختیار مراجعه‌کنندگان خود بار ترافیک مراجعه حضوری را کم کرده و بسیاری از نیازهای آنان را به‌صورت آنلاین یرطرف کنید.

نرم افزار مدیریت کلینیک طب سیما از جمله نمونه‌کارهای شرکت طراحی سایت آرپی است که به سفارش این کلینیک برای دسترسی راحت‌تر مراجعه‌کنندگان ایجاد شده.

اکنون اگر برای تجزیه و تحلیل اینکه آیا شرکت شما به پرتال سازمانی نیاز دارد یا خیر و نحوه ساخت یک پرتال سازمانی به کمک بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از طریق فرم تماس با ما درخواست خود را ثبت کنید تا کارشناسان ما نیازهای شما را تجزیه و تحلیل کرده و راه حل مناسب را دراختیارتان قرار دهند.