طراحی پرتال سازمانی:

پرتال سازمانی

امروزه همهٔ سازمان‌ها، سازمان‌هایی اطلاعات محور هستند. مهم نیست در چه صنعتی فعالیت می‌کنید، اما باید بدانید که تمام اطلاعات مربوط به محصولات، خدمات و فرایندهای داخلی شما در کجا ذخیره می‌شود. یکی از مسائل رایجی که شرکت‌ها، در حین رشد با آن مواجه می‌شوند این است که به دلیل نداشتن یک پایگاه دانش ایمن و متمرکز متوجه نمی‌شوند چقدر اطلاعات دارند و چقدر اطلاعات ازدست‌داده‌اند.

نصب یک پرتال سازمانی راه خوبی برای شروع و ساختن نیروی کار هوشمندتر و مرتبط‌تر است که می‌تواند منجر به همکاری بهتری شود.

اکنون می‌خواهیم در این بخش، به چند دلیل اصلی که شما را وادار به داشتن یک پرتال سازمانی می‌کند، اشاره کنیم:

• حفاظت از دانش درون‌سازمانی حتی با جابه‌جایی کارکنان

تخمین زده می‌شود که کارمندان به طور متوسط هر هفته 9 ساعت به دنبال اطلاعاتی می‌گردند که قبلاً کسی در اختیار داشته اما قادر به‌اشتراک‌گذاری آن‌ها نبوده است؛ البته ساعات تلف شده ممکن است متفاوت باشد، اما این مشکل برای شرکت‌ها در هر اندازه‌ای وجود دارد. بدین معنی که هر فرایند و راه‌حلی ثبت نمی‌شود و زمانی که کارمندی شرکت را ترک می‌کند این دانش اغلب از بین می‌رود.

در هر سازمانی، همیشه یک کارمند وجود دارد که به‌موقع حاضر می‌شود، هرگز مرخصی نمی‌گیرد، کارش را کامل می‌کند و حتی سستی تیمش را برطرف می‌کند. با گذشت زمان، این فرد در شرکت به‌عنوان یک "سیستم مدیریت اسناد" در نظر گرفته می‌شود و سایر کارمندان برای هر موضوعی که به فرایندشان مربوط باشد به سراغ این شخص می‌روند؛ تا اینکه یک روز به دلایلی سر کار حاضر نمی‌شود و یا به دلیل مرخصی استعلاجی منجر به کاهش بهره‌وری برای بخش خود می‌شود.

در این زمان شرکت دچار مشکلاتی می‌شود؛ او چگونه آن مشتری خاص را مدیریت می‌کرد؟ اگر این دستگاه کار نمی‌کند با چه کسی تماس بگیریم؟ شاید خودمان بتوانیم درستش کنیم…

یکی دیگر از عواملی که شرکت‌ها باید در نظر بگیرند این است که کارمندان قدیمی در حال بازنشستگی هستند و بسیاری از آن‌ها تا قبل از 65 سالگی از شرکت خارج می‌شوند؛ مسئله فقط جایگزینی آن‌ها با کارمند جوان‌تر نیست درواقع تمام دانش نهادی و مرتبط با صنعت که آن‌ها در اختیار دارند از سازمان خارج می‌شود مگر اینکه برنامه‌ای برای حفظ آن دانش داشته باشند.

با استفاده از یک پرتال سازمانی، می‌توانید اسناد موجود در مورد موضوعات مختلف را جمع‌آوری و آن‌ها را با برچسب‌های مرتبط بارگذاری کنید تا دانش تمام کارمندان را به دست آورید. با وجود چنین سیستمی، زمانی که فرایندی خراب شود و سایر کارمندان ندانند چه کاری باید انجام دهند، فقط باید به دنبال کتابچهٔ راهنما باشند تا با واردکردن برچسب‌ها یا کلمات کلیدی در سند آن را پیدا کنند. کارمندان می‌توانند از هرکجا به این اسناد دسترسی داشته باشند، حتی از طریق تلفن همراه خود، درواقع سندی که سال‌ها پیش ایجاد شده است، اگر به‌راحتی و در زمان مناسب در دسترس افراد قرار گیرد، می‌تواند نجات‌دهنده باشد.

پرتال سازمانی نقش حیاتی را در حفظ سرمایه فکری ایفا می‌کند.

•  کارمندان در میان انبوهی از ایمیل گرفتار شده‌اند.

کارشناسان مدیریت سال‌هاست که درباره اضافه‌بار ایمیل صحبت می‌کنند اما ایمیل همچنان ابزار ارتباطی شرکت‌ها در تمام صنایع است. استارت‌آپ‌هایی وجود دارند که سعی می‌کنند با ارائه جایگزین‌های ایمیل، ایمیل را حذف کنند، اما هیچ‌کس تاکنون نتوانسته است آن را از بین ببرد.

این جایگزین‌ها به این معنا نیست که ایمیل در سازمان جایی ندارد یا اینکه وجود یک پرتال می‌تواند جایگزین آن شود. ایمیل برای آنچه در نظر گرفته شده بود، یعنی ارتباط با افراد خارج از دفتر و ارتباط مستقیم یک‌به‌یک، عالی است.

بزرگ‌ترین مزیت پرتال سازمانی این است که کارمندانی که می‌خواهند روی یک سند با هم کار کنند، می‌توانند بدون واردشدن به یک زنجیره ایمیل طولانی این کار را انجام دهند.

• به‌روز بودن کارمندان دورکار

اکنون بسیاری از شرکت‌ها به کارکنان خود این فرصت را می‌دهند که به‌صورت تمام‌وقت یا حداقل یک‌بار در هفته از خانه کار کنند. با خارج‌شدن برخی از کارمندان از دفتر، کار تیمی ممکن است دشوار شود؛ امروزه حتی شرکت‌های متوسط نیز در کشورهای مختلف شعبه دارند که همکاری بدون ابزار مناسب را برای آن‌ها دشوار می‌کند.

همکاری زمانی بسیار بهتر است که کارشناسان به‌راحتی در دسترس باشند و اطلاعات ردوبدل شده در مکانی ذخیره شود که دیگران نیز بتوانند به آن دسترسی داشته باشند و آن را ویرایش کنند.

شرکت‌هایی که چندین شعبه دارند می‌توانند از پرتال سازمانی برای کاهش موانع فرهنگی در میان تیم‌های پراکنده جغرافیایی استفاده کنند. یکی از مشکلات دورکاری این است که کارمندان در نهایت احساس می‌کنند از فرهنگ و فعالیت‌های روزمره سازمان دور مانده‌اند؛ این موضوع را می‌توان تا حدی با دسترسی آن‌ها به یک پورتال سازمانی که در آن می‌توانند از اتفاقات روزانه باخبر شوند کاهش داد.

• جستجوی اسناد برای همیشه طول می‌کشد.

سیستم‌ها و فرایندهای ذخیره‌سازی اسناد متعدد، منجر به این می‌شود که بسیاری از شرکت‌ها اطلاعاتی نهفته داشته باشند. این اطلاعات در صورت نیاز برای اعضای سایر بخش‌ها در دسترس نیست؛ برای مثال، تیم فروش برای ارائه به مشتریان بالقوه نیاز به دسترسی به برخی وثیقه‌های بازاریابی دارد و بدون اینکه بدانند از قبل بروشورها و کتابچه‌های راهنما روی محصول وجود دارد، دوباره آن‌ها را ایجاد می‌کنند.

با یک پرتال سازمانی می‌توان از این نوع تکرار شدن کارها جلوگیری کرد؛ درواقع یک «Google داخلی» در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد تا اطلاعات مرتبط را جستجو کنند و به‌جای اینکه تمام اطلاعات شرکت خود را در برنامه‌های مختلف، سرویس‌های ابری و پوشه‌های دسکتاپ پخش کنند؛ همهٔ آن‌ها را می‌توان فقط در یک پورتال با جستجوی آسان ذخیره کرد.

کل این مخزن دانش مرکزی را می‌توان از هر مکان و در هر دستگاهی توسط کاربران احراز هویت شده جستجو کرد و محتوا را کنترل کرد، از جمله انتشار آن از طریق کاربر، بدین صورت که فقط کاربران خاص می‌توانند نسخه‌ای را برای انتشار عمومی یا درون شرکت نهایی کنند.

امروزه پرتال‌های سازمانی شبیه به شبکه‌های اجتماعی هستند. این بدان معناست که اگر شخصی سندی ایجاد کرده باشد که برای سایر کارمندان مفید باشد، می‌تواند مانند یک پست فیس‌بوک، لایک و نظر دریافت کند و به نویسنده نشان می‌دهد که دیگران در حال خواندن مطالب و قدردانی از تلاش‌های انجام شده هستند. این به‌عنوان یک تقویت‌کننده روحیه برای آن کارمند عمل می‌کند و دیگران را نیز تشویق می‌کند تا در این امر مشارکت کنند.

• حمایت از کارمندان خارج از دفتر

اگر بخش خوبی از کارمندان شما همیشه خارج از دفتر هستند، به‌خصوص تیم‌های فروش و بازاریابی شما، پس باید یک پرتال سازمانی را در نظر بگیرید که با موبایل سازگار باشد. این پرتال اطمینان حاصل می‌کند که کارمندان شما اطلاعات به روزی دارند که از طریق لپ‌تاپ و تلفن‌های هوشمند خود قابل‌دسترسی هستند.

کارمندان شما اهمیتی به محل ذخیره ایمیل‌ها، فایل‌ها، مخاطبین، تقویم و سایر اطلاعاتشان نمی‌دهند. آنچه برای آن‌ها اهمیت دارد این است که چگونه و چه زمانی می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند. یک پرتال سازمانی که در فضای ابری میزبانی می‌شود به کارمندان این امکان را می‌دهد که کار را از هرکجا و در هر زمان انجام دهند.

• فراهم‌سازی شرایط مناسب برای کاربران غیرحضوری

اگر سازمان شما از جمله سازمان‌هایی است که میزان تعامل آن با ارباب‌رجوع زیاد است؛ می‌توانید با ایجاد یک پرتال سازمانی و قراردادن آن در اختیار مراجعه‌کنندگان خود بار ترافیک مراجعه حضوری را کم کرده و بسیاری از نیازهای آنان را به‌صورت آنلاین برطرف کنید.

نرم‌افزار مدیریت کلینیک طب سیما از جمله نمونه‌کارهای شرکت طراحی سایت آرپی است که به سفارش این کلینیک برای دسترسی راحت‌تر مراجعه‌کنندگان ایجاد شده است.

اکنون اگر برای تجزیه‌وتحلیل اینکه آیا شرکت شما به پرتال سازمانی نیاز دارد یا خیر و نحوه ساخت یک پرتال سازمانی به کمک بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از طریق فرم تماس با ما درخواست خود را ثبت کنید تا کارشناسان ما نیازهای شما را تجزیه‌وتحلیل کرده و راه‌حل مناسب را در اختیارتان قرار دهند.